Výrobci

Prohlédnuté produkty

abcSuite Zobrazit větší

abcSuite

Spisová služba

aplis.cz, a.s.

Nový produkt

Aplikace abcSuite podporuje správu a evidenci elektronických i listinných dokumentů obecně i ve spisové službě a archivu.

Jednotlivé části aplikace abcSuite podporují životní cyklus dokumentů v těchto hlavních procesech:

  • Vstup/výstup dokumentu do/z organizace,
  • Evidence dokumentů,
  • Správa a oběh dokumentů,
  • Archivace dokumentů,
  • Skartace dokumentů.

Více informací

Parametry

Zaměření Komerční i veřejný sektor
Typ aplikace Tenký klient
Poskytovaná technická podpora Ano
Soulad s legislativou EU Ano
Soulad s legislativou ČR Ano
Soulad s požadavky NSESSS Ano
Rozhraní definovaná NSESSS Ano
Rozhraní ISDS Ano
Rozhraní ISZR Ne
Rozhraní eGON Best practise Ano
Rozhraní MS2014+ Ne
Soulad s OAIS Ano

Více informací

Aplikace abcSuite je vybudována na robustním řešení DMS Document Management System (Systém pro správu dokumentů), který vytváří flexibilní, spolehlivé a bezpečné úložiště dokumentů dostupné uživatelům podle jejich individuálně nebo skupinově nastavených práv.

Slouží jako úložiště veškerých dokumentů pro podporované agendy (strukturovaných i nestrukturovaných), jako dokumenty jsou zde v širším slova smyslu chápána veškerá elektronicky uložitelná data.

Do systému tak mohou být ukládány i videozáznamy, zvukové nahrávky, technické výkresy, faktury, smlouvy, ISO dokumentace apod. stejně jako internetové odkazy nebo odkazy na jiné datové zdroje. Všechny ukládané dokumenty jsou přitom vždy uchovávány v původním zdrojovém formátu.

Každý dokument vkládaný do centrálního úložiště dokumentů může být popsán pomocí uživatelsky snadno vytvořitelných šablon, které obsahují tzv. metadata (atributy) neboli strukturované informace blíže popisující ukládaný dokument.

U jednotlivých uložených objektů je možno nastavovat povolené operace a následně evidovat kompletní audit přístupů a používání.

Aplikace zaručuje integritu dokumentů, dostupnost, maximální ochranu při zachování požadavku na evidenci verzí dokumentů a současný víceuživatelský přístup k jednotlivým dokumentům.

Pro zaručení kompaktnosti a maximální bezpečnosti celého systému DMS ukládá veškeré informace jako objekty přímo do databáze Oracle.

Díky databázovému charakteru aplikace a podpoře sofistikovaných bezpečnostních pravidel se jedná o velmi bezpečný a zároveň stabilní nástroj, vhodný pro správu a optimalizaci oběhu i velkého počtu firemních dokumentů.

K veškerým informacím uloženým v DMS je možno přistupovat prostřednictvím zabezpečeného webového prohlížeče. Každý uživatel se do systému hlásí prostřednictvím individuálního nebo skupinového nastavení práv, na základě kterého jsou uživateli nabízeny povolené operace. Díky vysoké míře bezpečnosti je možné využít DMS napříč celou organizací, a tím značně zefektivnit sdílení i oběh důležitých dokumentů, jako jsou například smlouvy či nabídky.

Vestavěný subsystém Workflow umožňuje řízení procesů související se zpracováním a oběhem dokumentů. Podporuje komplexní řízení a automatizaci administrativních procesů spojených s dokumenty (identifikaci, evidenci, distribuci, oběh, schvalování, vyřizování, ukládání, vyřazování, archivaci).

Umožňuje pro každý typ dokumentu nadefinovat jeho konkrétní oběh a přizpůsobit se zvyklostem v organizaci. Podporuje dodržování nastavených pravidel a časových lhůt, stejně jako možnost okamžité reakce vynucené náhodnými událostmi.

Kompetentním uživatelům dává úplný přehled o oběhu všech dokumentů a plnění úkolů.

Pomocí workflow lze zefektivnit (urychlit, zjednodušit) administrativní činnosti a zajistit zastupitelnost jednotlivých pracovníků. O jednotlivých stavech činností (schvalování, připomínkování, atd.) jsou přitom uchovávány detailní záznamy, které umožňují auditovat průběh procesu dokumentu.

Systém umožňuje nastavit automatický průběh schvalovacího řízení pro daný typ a vlastnosti dokumentu a umožnuje administrátorovi toto nastavení operativně měnit včetně možnosti nastavení upozorňování na termíny (splatnost faktur, platnost smluv).

 

Podatelna/Výpravna představuje základní vstupní/výstupní bod do organizace a sjednocuje její veškerou příchozí a odchozí komunikaci, a to bez ohledu na použitý komunikační kanál (email, datová zpráva, webový formulář, papírový dokument). Současně plně vyhovuje požadavkům platné legislativy, zákonu č. 300/2008 Sb., O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákon č. 499/2004 Sb., O archivnictví a spisové službě, zákonu č. 227/2000 Sb., O elektronickém podpisu.

Jedná se o samostatný modul nebo může implementována jako součástelektronické spisové služby (eSSL).

 

elektronická Spisová služba (eSSL) podporuje správu dokumentu dle zákona č. 499/2004 Sb., O archivnictví a spisové službě, a to v průběhu celého jeho životního cyklu. To znamená počínaje doručením dokumentu do organizace/vypravením dokumentu z organizace, přes jeho evidenci, rozdělování a oběh až po jeho trvalé uložení ve spisovně, případně až po jeho vyřazení a následnou skartaci nebo převedení do archivu.

eSSL je uceleným systémem, který ošetřuje písemnosti v organizaci. Je určena jak pro evidenci a zpracování písemností v klasické papírové formě, tak i v podobě elektronických dokumentů.

 

Objektově orientovaná architektura eSSL umožňuje, aby workflow subsystém, který je součástí řešení, vytvářel výkonný oběh dokumentů a zajišťoval tak úplnou podporu životního cyklu dokumentu. Tato funkcionalita umožňuje pro každý typ dokumentu nadefinovat jeho konkrétní oběh ve specifických podmínkách dané organizace a přizpůsobit se zvyklostem v organizaci. Podporuje dodržování nastavených pravidel a současně i časových lhůt, stejně jako i možnost okamžité reakce vynucené náhodnými událostmi. Kompetentním uživatelům dává úplný přehled o oběhu všech dokumentů.

 

Vyřízené dokumenty se mohou ukládat v nadstavbovém modulu Spisovna.

Funkcionalita Spisovny v eSSL je zajištěna archivními vlastnostmi nastaveného DMS, který je doplněn sadou specializovaných procesů (workflow) pro schvalování a sledování výpůjček a dalších standardních prací ve spisovně (skartační řízení atd.) v souladu s příslušnými normami, zákony a vyhláškami.

 

Nadstavbový modul Důvěryhodné úložiště (DÚ) zajišťuje důvěryhodnou a dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu. To znamená že uchovává digitální kontinuitu obsahu dokumentu po celou dobu archivace (dle zákonných požadavků) tak, aby byla zajištěna jeho autenticita (věrohodnost původu a neporušenost obsahu) a důvěryhodnost dle platných mezinárodních norem.

Platforma abcSuite byla certifikována jako vhodný produkt splňující požadavky vyplývající z norem ISO 14721:12 (Open Archival Information System) pro vývoj, implementaci, udržování a podporu OAIS a ISO 16363:12 (Audit and certification of trustworthy digital repositories) pro vývoj, implementaci, udržování a podporu důvěryhodných úložišť

Dokumenty a spisy jsou ukládány jako balíčky, obsahující předmětná data a současně jejich metadata za účelem dlouhodobého uložení tak, aby nebylo pochybnosti o jejich neměnnosti v potřebných zákonných lhůtách.

Základním konstruktem v DÚ jsou XML objekty tvořené podle modelu OAIS:

-      SIP balíčky – pro dokumenty/spisy předávané do DÚ např. ze spisoven

-      AIP balíčky –objekty s archivními popisy a kategorizací uchovávané v DÚ

-      DIP balíčky –vypůjčované objekty předávané případným externím uživatelům

V praxi to znamená, že úložiště disponuje prostředky pro archivaci a správu uložených dokumentů, správu dat a přístupů jednotlivých skupin uživatelů. Dokumenty a metada jsou pravidelně kontrolována a je zaručena jejich autenticita a důvěryhodnost v čase. Použité technické prostředky podporují zajištění spolehlivosti jak na úrovni software, tak i hardware, včetně zabezpečení, krizového plánování a ochrany.

Recenze

Napsat recenzi

abcSuite

abcSuite

Aplikace abcSuite podporuje správu a evidenci elektronických i listinných dokumentů obecně i ve spisové službě a archivu.

Jednotlivé části aplikace abcSuite podporují životní cyklus dokumentů v těchto hlavních procesech:

  • Vstup/výstup dokumentu do/z organizace,
  • Evidence dokumentů,
  • Správa a oběh dokumentů,
  • Archivace dokumentů,
  • Skartace dokumentů.